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Die Software zur Dokumentation von Aufträgen und Meldungen: pmOrdnungsManager

Die Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung gehört zu den grundlegenden Aufgaben der Verwaltung. Dazu zählt eine Fülle hoheitlicher Aufgaben zur Gewährleistung von Sicherheit und Ordnung sowie der Überwachung kommunaler Satzungen. Diese gilt es sowohl zu organisieren als auch zu koordinieren. Zudem spielt die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst sowie die entsprechende Dokumentation eine zentrale Rolle. Unterstützung dabei bietet die Software pmOrdnungsManager, mit der Aufträge und Meldungen des Ordnungsdienstes dokumentiert werden können.


Gleich drei Argumente, die für den pmOrdnungsManager sprechen


Netzwerk © ARTappler / iStock
Netzwerk © ARTappler / iStock
  • Innen- und Außendienst optimal vernetzen
  • Kontrollen und Maßnahmen übersichtlich dokumentieren
  • Wiedervorlagen für regelmäßige Termine


Produkteigenschaften

Aufträge und Meldungen

Frau sitzt am Schreibtisch vor einem Monitor © Andrey Popov / stock.adobe.com
Frau sitzt am Schreibtisch vor einem Monitor © Andrey Popov / stock.adobe.com

Mit der Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen und Meldungen vernetzen Sie Innen- und Außendienst optimal. Mit dem pmOrdnungsManager kommuniziert der Ordnungsdienst komfortabel und einfach. Feststellungen und Beschwerden können erfasst, entsprechende Aufträge vergeben und Einsätze protokolliert werden. Die Speicherung von Bildern und Dokumenten ist ebenfalls möglich. Mittels unterschiedlicher Einstellungen können Aufträge an Teams oder einzelne Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Festlegung von Prioritäten und Fälligkeiten helfen den Überblick zu behalten und Aufgaben fristgerecht zu erledigen.

Eine ebenfalls integrierte Kommentarfunktion bietet dem Ordnungsdienst eine einfache Möglichkeit sich zu einem Auftrag oder einer Meldung auszutauschen. Ähnlich einem Messenger können sich auf diese Weise Teammitglieder zu einem gemeinsamen Auftrag austauschen, bevor eines der Teammitglieder die Bearbeitung übernimmt. An dieser Kommunikation kann sowohl der Innendienst als auch der Außendienst teilnehmen.

Auch die Zusammenarbeit mit anderen Fachbehörden oder externen Auftraggebern (z. B. im Rahmen der Amtshilfe) erleichtert der pmOrdnungsManager. Aufträge können automatisch anhand konfigurierter Regeln vom System oder ma­nuell durch den Mitarbeiter zur Prüfung, Kontrolle und ggf. weiteren Bearbeitung per E-Mail an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Dabei können nicht nur die am Auftrag gespeicherten Bilder und Dokumente angefügt, sondern auch ein Ab­schlussbericht mit einem Überblick der durchgeführten Tätigkeiten/Einsätze als Bericht mitgesendet werden.


Tätigkeitsnachweise

Sofern der Innendienst Polizei- oder Bürgeranfragen erhält, kann er diese im pmOrdnungsManager dokumentieren und sie an den Außendienst weitergeben. Der Außendienst erhält die Meldungen des Innendiens­tes über einen Webclient auf einem Tablet-PC. Er kann durch eine Meldungsliste, aus der die Meldungen zur Bearbeitung geöffnet werden können, den Auftrag annehmen, die Kontrollen durchführen und anschließend erforderliche Maßnahmen einleiten. Über den Einsatzbericht dokumentiert der Außendienst die Informationen über den Zeitraum des Einsatzes, die eingesetzten Mittel (bspw. Dienstwagen oder Mitarbeiter) und führt die fachliche Dokumentation durch, indem er Auskunft über die Art der Kontrolle sowie durchgeführte Maßnahmen angibt. Sofern der Außendienst Mängel feststellt, kann er diese an den bearbeitenden Mitarbeiter, an den Benutzer selbst oder an sein Team melden. Die Einsatzleitung (oder Leitstelle) und weitere durch Rechte und Rollen befugte Benutzer können die dokumen­tierten Einsatzberichte direkt einsehen und bei Bürger­anfragen entsprechend Auskunft geben. Durch diese medienbruchfreie Vernetzung zwischen In­nen- und Außendienst wird die Fallbearbeitung enorm erleichtert. Um zusätzliche Funktionen wie den Einsatz einer App oder den Ausdruck von mobilen Belegdrucken nutzen zu können, ist eine zusätzliche Beauftragung der pmOWI-App notwendig.


Terminverwaltung

Mit dem pmOrdnungsManager kann der Ordnungsdienst individuelle Wiedervorlagen oder Termine zu geplanten Kontrollen an Hotspots (z. B. Spielplätze und öffentliche Toiletten) erstellen. Auch eine Integration mit der Erfassung zu vorgemerkten Verfahren ist möglich, beispielsweise zur Erinnerung für Nachkontrollen bei fehlendem Grünschnitt, Räumungspflichten oder Werbeanhängern ohne Zugfahrzeug.


Kartendarstellung

Aufträge und Meldungen können durch Angabe von Adressdaten in einer Übersichtskarte dargestellt werden. Mit dieser Unterstützung fällt es leichter, das Personal optimal einzuplanen und sich im Außendienst besser zu orientieren.


Mail- und Formularservices

Für den Außendienst können beliebige Druckformulare für den mobilen Ausdruck hinterlegt werden (z. B. Regeln für Straßenmusik, Hinweise zu Alkoholverbotszonen, Verwarnungen ohne Verwarngeld bei erstmaligen Verstößen gegen Fütterungsverbote, Entsorgung von Tierkot, Zigarettenkippen). Ebenso besteht die Möglichkeit, änderbare PDF-Formulare für die Nutzung im Innendienst zu hinterlegen. Zudem ist es möglich, automatisch Benachrichtigungen inklusive Bilder und generierten PDF-Formularen per E-Mail vom integrierten Mailservice zu versenden. Auch die Darstellung der versendeten Benachrichtigungen kann durch änderbare Vorlagen an das gewünschte Erscheinungsbild der Behörde (Corporate Design) angepasst werden.


Rechte und Rollen

Die integrierte Berechtigungssteuerung bietet die Möglichkeit, umfangreiche Administrationskonzepte und individuelle Organisationsstrukturen in der Anwendung abzubilden. Sie können die benötigten Benutzerrollen für Administratoren, Einsatzleitung, Leitstelle und die unterschiedlichen Teams des Ordnungsdienstes festlegen. Jeder Einheit werden die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen. Jeder Benutzer wird anschließend in Abhängigkeit von den Aufgaben den zugehörigen Organisationseinheiten zugeordnet. Dadurch können Mitarbeiter auch in unterschiedlichen Teams arbeiten und bei der Bearbeitung von Aufträgen unterstützen. Der Umfang aller Rechte aus allen zugewiesenen Rollen bestimmten für jeden Benutzer individuell die erlaubten Zugriffsmöglichkeiten.


Datenschutz

Aufträge und Meldungen können unter Umständen vertrauliche und prekäre Informationen enthalten und müssen daher in besonderer Weise vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Um dies zu gewährleisten wird die Cloud-Applikation (Webportal) in einem sicheren, hochverfügbaren und nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten kommunalen Rechenzentrum unter Berücksichtigung der Kriterien des IT-Grundschutzkataloges (BSI) betrieben und im Rahmen einer SaaS-Dienstleitung angeboten. Zudem haben Benutzer grundsätzlich nur Zugriff auf die eigenen Aufträge und Meldungen. Durch die Zuweisung besonderer Rechte kann besonderen Gruppen allerdings ein erweiterter Zugriff auf diese Daten gewährt werden, z. B. der Einsatzleitung.

Systemvoraussetzungen

Für den Einsatz des pmOrdnungsManagers benötigen Sie einen PC mit aktuellem Webbrowser. Für den mobilen Zugriff auf den pmOrdnungsManager im Außendienst über den Webclient werden Tablet-PCs mit einer Bildschirmgröße ab 9“ empfohlen. Beim optionalen Einsatz der pmOWI-App können Sie auch ein einen Bluetooth-fähigen Drucker (z. B. von Zebra oder Bixolon) für mobile Ausdrucke verwenden.

Referenzen

Ihre Ansprechpersonen

Sie wollen mehr über unsere Lösung pmOrdnungsManager erfahren? Dann sprechen Sie uns an! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!


Herr Jörn Bargfrede »

Leitung Vertrieb und Marketing

0441 97353-18
vertrieb@govconnect.de

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