Landkreis Oldenburg baut auf pmOrdnungsManager und nun auch pmOWI-App
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„Unser Innendienst arbeitet seit ca. 15 Monaten mit dem pmOrdnungsManager und möchte ihn zur Erfassung und Dokumentation von Aufträgen nicht mehr missen“, verrät Herr Oliver Hohnholt, Leiter des Straßenverkehrsamtes im Landkreis Oldenburg.
Aufträge und Meldungen auf einen Blick ersichtlich
Der pmOrdnungsManager sorgt inzwischen dafür, dass die rund 1.200 Aufträge und Meldungen, die im Jahr eingehen, übersichtlich digital dokumentiert und weiterbearbeitet werden. Wo früher Medienbrüche entstanden, weil mehrere Tools genutzt werden mussten, reicht heute eine Software für die Organisation von Aufträgen und Meldungen aus.
Mit Hilfe des pmOrdnungsManager lassen sich Sachverhalte besonders schnell und leicht nachvollziehen. Doppelarbeit wird zudem minimiert, weil die digitalen Vorgangsnummern eine eindeutige Zuordnung der Aufträge erlauben und so die Gesamtübersicht gewahrt wird. Durch die Möglichkeit, zusätzlich zu den Aufträgen ergänzende Dokumente wie Beweisfotos im System hochzuladen, sehen Mitarbeitende oft auf den ersten Blick, worum es in einem Auftrag geht, ohne den Fall mühsam studieren zu müssen. Auf diese Weise lassen sich insbesondere bei Bürgeranfragen deutlich schneller Rückmeldungen erteilen als zuvor. Auch langwierige Telefonate werden reduziert, weil Informationen durch den zentralen Zugriff auf alle relevanten Falldaten schneller gefunden und weitergegeben werden können.
Berichte und Statistiken erlauben lückenlose Nachweisbarkeit
Im Landkreis Oldenburg schätzt man zudem die leichte Erfassung von Tätigkeiten als Einsatzberichte. Durchgeführte Kontrollen und festgestellte Ordnungswidrigkeiten lassen sich beispielsweise reibungslos festhalten. Insbesondere bei größeren Fällen gehen dadurch keine Inhalte verloren. Die durchgeführten Maßnahmen eines ausgewählten Tages lassen sich bei Bedarf per Knopfdruck zu einem Tagesbericht zusammenfassen. Mitarbeitende des Ordnungsamtes können die Berichte damit als Tätigkeitsnachweise über die eigene Arbeit verwenden.
Besonders angetan ist der Innendienst auch von den umfangreichen statistischen Auswertungsmöglichkeiten, die der pmOrdnungsManager bietet. Über einen beliebigen Zeitraum lassen sich u. a. die Anzahl der Aufträge und Meldungen oder auch die Dauer aller Tätigkeiten auswerten. Wird beispielsweise die Zahl bestimmter Verstöße in einem Quartal angefragt, kann das Ordnungsamt im Rahmen der Berichtserstellung nicht nur die genaue Anzahl, sondern auch die durchgeführten Maßnahmen konkret nachweisen. Zudem ist es möglich, sich aus den vorhandenen Informationen Heatmaps anzeigen zu lassen und Wiedervorlagen zur regelmäßigen Kontrolle von Hotspots anzulegen.
Perfektes Zusammenspiel zwischen Außen- und Innendienst möglich
Neben dem pmOrdnungsManager setzt der Landkreis Oldenburg nun auch auf die pmOWI-App, ebenfalls aus dem Hause GovConnect. Die pmOWI-App ermöglicht es dem Außendienst, Ordnungswidrigkeiten unterwegs problemlos mit dem Smartphone zu erfassen. Mitarbeitende des Ermittlungsdienstes können darüber hinaus Fotoaufnahmen, Daten über die Ventilstellung oder weitere Informationen zur Ordnungswidrigkeit direkt ergänzen.
In Kombination mit dem pmOrdnungsManager ergibt sich daraus eine optimale, medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen dem Innen- und Außendienst. Beispielsweise besteht die Möglichkeit, Rechte und Rollen zu vergeben und verschiedenen Teams Aufträge zuzuordnen. Durch die pmOWI-App können Teammitglieder des Außendienstes einen Auftrag auch direkt annehmen und sich zum Einsatzort navigieren lassen. Im Rahmen der verwaltungsübergreifenden Zusammenarbeit ist es zudem möglich, aufgenommene Fälle auch an andere zuständige Stellen wie z. B. die Polizei oder an die kreisangehörigen Gemeinden weiterzugeben. Dadurch müssen zuständige Stellen die erfassten Informationen nicht erneut aufnehmen und sparen auf diese Weise ebenfalls Zeit.
Oliver Hohnholt resümiert: „Durch den pmOrdnungsManager und die pmOWI-App macht das Straßenverkehrsamt einen großen Schritt nach vorne in Richtung Digitalisierung. Der pmOrdnungsManager zeichnet sich nicht nur durch ein angenehmes Handling im Arbeitsalltag aus, sondern bildet mit der pmOWI-App von der Erfassung bis zur weiteren Bearbeitung auch genau das ab, was wir die ganze Zeit gesucht haben.“